Tarjeta de Empresa del Tacógrafo: Solicitud y Uso Correcto
La tarjeta de empresa es una de las cuatro tarjetas del sistema de tacógrafo digital, y una de las más importantes para la gestión correcta de la flota. Sin embargo, muchas empresas de transporte no la utilizan correctamente o desconocen todas sus funciones. En este artículo explicamos todo lo que necesitas saber.
¿Qué es la tarjeta de empresa?
La tarjeta de empresa identifica a una empresa de transporte ante el tacógrafo digital. Permite a la empresa descargar y gestionar los datos almacenados en la unidad vehicular del tacógrafo. Es emitida por la autoridad competente (en España, la DGT) y tiene una validez de 5 años.
Cada empresa puede solicitar varias tarjetas de empresa (hasta un máximo definido por la autoridad emisora), lo que resulta útil cuando diferentes personas o departamentos necesitan acceder a los tacógrafos para realizar descargas.
Funciones principales
La tarjeta de empresa cumple varias funciones críticas:
- Descarga de datos: permite descargar los datos almacenados en la unidad vehicular del tacógrafo. Sin tarjeta de empresa, la empresa no puede realizar esta descarga obligatoria.
- Bloqueo de datos: cuando insertas la tarjeta de empresa en un tacógrafo por primera vez, los datos generados a partir de ese momento quedan bloqueados para tu empresa. Otras empresas no podrán acceder a esos datos con su tarjeta de empresa (solo con tarjeta de control).
- Desbloqueo: cuando vendes un vehículo o cambias de empresa de transporte, debes desbloquear los datos del tacógrafo insertando tu tarjeta de empresa y seleccionando la opción de desbloqueo. Esto permite que la nueva empresa registre el vehículo con su propia tarjeta.
Solicitud en España
Para solicitar la tarjeta de empresa, la empresa debe:
- Presentar la solicitud en la Jefatura Provincial de Tráfico o a través de la sede electrónica de la DGT.
- Aportar: CIF de la empresa, escritura de constitución o poder del solicitante, y formulario de solicitud cumplimentado.
- Abonar la tasa correspondiente.
- Plazo de emisión: 5 días laborables según el Reg. 165/2014 (art. 29.4), aunque en la práctica puede tardar más.
Errores frecuentes
Los errores más habituales en el uso de la tarjeta de empresa son:
- No bloquear los vehículos nuevos: cuando la empresa adquiere un vehículo nuevo o de segunda mano, debe insertar la tarjeta de empresa en el tacógrafo para registrarlo. Si no lo hace, los datos quedan sin proteger y cualquier empresa podría descargarlos.
- No desbloquear al vender: si vendes un vehículo sin desbloquear los datos del tacógrafo, el nuevo propietario no podrá registrarlo con su tarjeta de empresa y tendrá que acudir a un taller autorizado para resolver la situación.
- Dejar la tarjeta en el tacógrafo: la tarjeta de empresa no debe dejarse permanentemente en el tacógrafo. Se inserta para realizar descargas o bloqueos/desbloqueos y se retira. La tarjeta de empresa no debe dejarse en el tacógrafo durante la operativa normal. Si queda en una ranura, ocupa un espacio que podría necesitarse para la tarjeta del segundo conductor en conducción en equipo.
- No renovar a tiempo: la tarjeta caduca a los 5 años. Si caduca sin haber solicitado la renovación, la empresa no podrá realizar descargas hasta que tenga la nueva tarjeta.
Tarjeta de empresa vs tarjeta de conductor
Es importante no confundir ambas tarjetas. La tarjeta de conductor es personal e intransferible, identifica al conductor y registra sus actividades. La tarjeta de empresa identifica a la empresa y permite gestionar los datos del vehículo. Un conductor nunca debe usar la tarjeta de empresa para conducir, ni la empresa debe usar la tarjeta de un conductor para descargar datos.
Recomendaciones
Mantén un registro actualizado de todas las tarjetas de empresa: número, fecha de caducidad, quién la tiene asignada. Solicita la renovación con al menos 2 meses de antelación. Y establece un procedimiento claro para el bloqueo/desbloqueo de vehículos cuando entran o salen de la flota. Son detalles administrativos que, si se descuidan, pueden generar problemas operativos y sanciones evitables.
¿Necesitas bloquear o desbloquear un vehículo con la tarjeta de empresa? Si tienes cualquier duda, llámanos. Tacógrafos Lucas, 966 11 50 50.